経費として処理できる範囲について(店舗経営者向け)

経費として処理できる範囲について(店舗経営者向け)

合資会社,設立費用

毎年年初になるとそろそろ確定申告にむけての準備が憂鬱…という方も多いのではないでしょうか。

個人事業者の方にとって、税金の負担は頭の痛い問題ですよね。

税金は収入から経費を差し引きして計算しますので、税金の金額を少しでも小さくするためには経費の金額を少しでも大きくする必要があります。

経費として処理できる範囲にはルールがありますので、本来は経費として処理できないものを経費として処理してしまうと、後になって税務署から修正を指示されてしまうこともありますので注意が必要です。

経費として処理できる範囲は業種によって違います。

ここでは店舗経営者の方向けに経費として処理できる範囲について解説させていただきます。

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経費になるのは「売上をあげるために必要な出費すべて」

経費として処理することのできる支出は、「売上をあげるために必要な出費すべて」ということができます。

例えば得意先の人と親睦を深めるためにキャバクラに行ったというのであればそれは立派な接待交際費ですし、従業員の士気を高めるために全員で焼肉を食べに行ったというのであればそれは厚生費として経費処理して問題ありません。

逆に、事業とは関係のない友人と飲みに行った場合や、家族にプレゼントを買って帰ったような支出は経費として処理することはできないことになります。

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必要経費として認めてもらうためには、領収書を完備しよう

支出を必要経費として認めてもらうためには、支出の内容や相手方などを記載した領収書が必要になります。

飲食店などで支出をした場合にはレシートを受け取り、その裏に食事をした人数や得意先の人の氏名などを小書しておくと良いでしょう。

電車代や缶コーヒー代など、レシートが出ない支出に関しては私的なメモ帳などに支出したときの日時や内容を記録しておけば問題ありません。

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従業員の「まかない」に注意

店舗経営者の方の場合、雇っている従業員のためにまかないを出しているという場合も珍しくないですよね。

このまかないのための必要な支出に関しては、一定の要件のもとに「福利厚生費」として経費処理することが可能です。

福利厚生費に関しては、厳密には以下のような要件があります。

  1. 従業員が半分以上の金額を負担すること
  2. 事業主が負担する金額が毎月3500円を超えないこと

この2つの要件に合致しない場合にはまかないは「現物給与」として給与の金額に加算しなくてはならないのが本来の処理です(そこまで厳密に処理するかどうかは顧問の税理士などと相談してみてくださいね)

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減価償却費とは

厨房設備や仕入れに使う軽トラックを購入したような場合には、購入代金をそのまま経費として処理することはできません。

これらの出費に関しては「減価償却費(げんかしょうきゃくひ)」という形で経費処理を行う必要があります。

減価償却費の金額は、設備等を購入するために支払った代金を、その設備を使用する期間に応じて按分して費用計上することになります。

このように書くと難しく感じてしまう方もおられるかもしれませんが、仕組みとしてはそれほど難しいことではありません。

たとえば、300万円で購入した設備を10年間にわたって使用する場合には、毎年30万円を減価償却費として計上するというわけです(300万円÷10年間=30万円)

なぜこのように面倒なことをしないといけないかというと、例えば上記の例で300万円を支出した場合には、その支出を行った年だけ急激に利益の金額が少なくなってしまうためです。

実際にはその設備は数年間にわたって使用し続けるわけですから、その使用期間に応じて経費も分散するのが理屈としては整っているというわけですね。

実際の減価償却費の計算方法はもう少し複雑になりますので、不明な場合には税理士に相談するなどして正しく計算を行うようにしましょう。

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まとめ

今回は、店舗経営者の方向けに経費として処理できる支出の具体的な例について解説させていただきました。

経費の処理はルールに則って正しく行わないと税務調査で修正を指示されることもあるほか、事業の成績を正しく把握できなくなるなどの弊害が生じます。

会計のデータは事業経営を行っていく上での羅針盤ともなり、銀行の融資判断の際にも重要視されます。

正しい経費の処理ができていないと事業の健全性について疑問を持たれてしまうケースも珍しくありませんので注意しましょう。

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