書類の保管方法／期間
一年分の仕訳帳や総勘定元帳はかなりの分厚さになりますよね。
会計データはすべてパソコンに保存しているから紙の資料は捨ててしまいたい。
事業所内に紙の帳簿を保管しておくにしてもスペースを取ってしまって邪魔でしょうがない…と感じている方も多いかもしれません。
ここでは会計関連の資料保存義務について解説させていただきます。
保存が必要になる書類は？
保存が必要になる書類は「帳簿」と「書類」の2種類に分けられます。
・「帳簿」とは仕訳帳や総勘定元帳のこと
まず、「帳簿」は仕訳帳や総勘定元帳のような会計書類作成の根本データのなるものから、売掛帳や買掛帳、経費関連の帳簿が含まれます。
帳簿はすべて7年間にわたって保存が義務付けられています。
・「書類」は3つにわけられる
「書類」は3つに分けられます。3つめのものだけ5年間保存、その他は7年間の保存が必要です。
1つ目は決算関係書類で、損益計算書や貸借対照表、棚卸表などの確定申告書類に添付する必要のある書類のことをいいます。
2つ目は領収証や預金通帳、借用書などの契約書類などがあります。
3つ目は請求書や見積書といった、売上や経費が発生するたびに作成した証拠資料となるものです。
・青色申告と白色申告の違い
青色申告を選択している場合の会計帳簿の保存期間は上記の通り7年または5年間です。
ですが、白色申告を選択している事業者の方の場合は仕訳帳や総勘定元帳といった正式な帳簿が存在しないことも珍しくないですよね。
白色申告を選択している場合は収入の金額や必要経費の金額を記した書類（確定申告書作成の基礎データとなるもの）を7年間、その他の書類（棚卸表や領収書など）に関しては5年間の保存を行いましょう。
法人の場合の書類の保管
法人として事業を行っている場合も、会計帳簿やその他の書類の保存期間のルールは基本的に同じです。
ただし、法人の場合は「欠損金の繰越控除」を利用している事業者の方も少なくないかもしれません。
欠損金の繰越控除は9年間にわたって控除を受けることが可能になる制度ですので、極端な話、9年前の取引の内容が今年の決算の内容に影響を与える可能性があります。
そのため、税務調査では9年前の取引について内容の確認が行われる可能性があります。
法律上のルールでは保存期間は7年間となっていますが、念のために書類保存は9年間にわたって行うようにしておきましょう。
電子帳簿
紙ベースでの書類の保存だと場所をとって仕方がない…という場合、スキャンなどによりデータで書類を保存する「電子帳簿」を検討してみると良いでしょう。
電子帳簿を利用するためには、管轄の税務署から承認を受けることと、電子データによる書類保存でも真実性や可視性が確保されていることが条件となります。
電子帳簿の利用については専門知識が必要となりますので、税理士等の専門家に相談してみることをおすすめします。
まとめ
会計帳簿の保存は、税務調査の際にルール通りに申告を行っていることを証明するために必要な手続きといえます。
申告した決算書申告書の内容を根拠づける会計帳簿がないという状況になってしまうと、申告書そのものの信頼性が揺らいでしまいます。
場合によっては過去の申告の否認というかたちで不利益を被ってしまう可能性もありますので注意しましょう。
また、法人の場合には会計帳簿の保存期間は最大で9年間となります（欠損金の繰越控除を利用している場合）
その間に従業員の入れ替わりがあり「どこにどの会計帳簿が保存されているのか誰もわからない」なんてことになってしまう可能性もあります。
負担の少ない電子帳簿制度を利用することを検討するとともに、事業所内部で帳簿保存に関するルールを作っておくことが大切です。
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