会社設立 | 会社設立時に送る懇意にしている方々への案内状
会社設立時にはお世話になった方々に案内文を送るケースが多いです。
将来、貴社のお客様になるかもしれませんので、生半可なものを送るわけにはいきません。
今回は会社設立時の案内文についてご紹介します。
案内文の目的について
案内文の目的は、当然普段から懇意にしている人への挨拶という目的がありますが、それだけではありません。その
他の効果として、「広告宣伝」という意味があります。
現在はメールでのやり取りが一般的ですので、書面での挨拶は印象に残りやすいです。
メールだと１回、手紙だと３回見ると言われています。
つまり、相手の記憶に残りやすいのです。
そうすることで、新規顧客獲得に繋がる可能性があります。
案内文の書き方
続いては案内文の書き方についてご紹介します。
案内文の決まった書き方はございませんが、一般的に使われている書き方がございます。
案内文はまず「拝啓」から始めます。
そして、会社を設立することになった旨を伝えて、「敬具」で結びます。
そして、その下に自分の
- 会社の屋号
- 所在地
- 電話番号
を書いて最後に自分の会社の名前と代表取締役の名前を書くと完成です。
これがもっともシンプルな形になります。
案内文を送る時期＝営業開始日の１〜２週間前
案内文を送るタイミングですが、会社の設立前に届くように設定すべきです。
営業日後に届いてしまうと、事後報告になってしまうからです。
一般的には、営業日の１週間から２週間前が望ましいとされています。
この期間が難しい場合でも、遅くとも営業日前までには届くようにはしましょう。
まとめ
今回は、会社設立時の案内文の目的や書き方、タイミングについてご紹介しました。
確かに案内文は広告宣伝にもなりますが、打算の気持ちを持ちすぎると、逆効果になる可能性があります。
素直に感謝の気持ちを伝えることが最も良い広告宣伝になるかと思われます。
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